Lakiasiaintoimisto H.E.Kivimäki & Co Oy tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Lakiasiaintoimisto H.E.Kivimäki & Co Oy
y-tunnus 1617917-2
040-1202060
https://www.kivimakilaw.com
Sähköposti: toimisto(at)kivimakico.com

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hans Kivimäki, toimitusjohtaja
040-1202060

Rekisterin nimi

Lakiasiaintoimisto H.E.Kivimäki & Co Oy:n asiakasrekisteri.

Yleistä rekisteristä

Tässä tietosuojaselosteessa on tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme asiakkaistamme ja kuinka niitä tietoja käytämme tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselosteessa on myös tietoa sinun oikeuksistasi liittyen omiin henkilötietoihisi.

Käsittelemme henkilötietoja aina voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

1. Mitä henkilötietoja keräämme

Toimeksiannon yhteydessä tallennamme asiakkaiden yksilöimiseen, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja asiakassuhteiden ylläpitämiseen tarvittavat henkilötiedot.

Keräämiämme henkilötietoja asiakkailta ovat mm. nimi, mahdollisesti henkilötunnus tai y-tunnus, posti- ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutustiedot, työnantaja, ammatti ja asema yrityksessä sekä muut toimeksiannon hoitamista varten tarvittavat tiedot henkilöstä tai yrityksestä (esim. vakuutustiedot, asiakkaan ammatti, varallisuustiedot). Keräämiämme henkilötietoja ovat myös toimeksiannon hoitamista varten tarvittavat välttämättömät tiedot mm. todistajista ja asiakkaan vastapuolesta, sekä vastapuolen asiamiehestä.

Lisäksi voimme kerätä henkilötietona kopion henkilöllisyyden todentamisessa käytetystä asiakirjasta.

Rahanpesulain soveltamisalaan kuuluvien toimeksiantojen yhteydessä keräämiämme henkilötietoja voivat olla muut tietyt lakisääteiset tiedot, kuten tarpeelliset tiedot asiakkaan liiketoiminnasta, taloudellisesta asemasta ja poliittisesta vaikutusvallasta. Nämä kerätyt tiedot perustuvat säädöksiin. 

Tilanteessa, jossa toimeksiantoa ei vielä ole syntynyt, keräämiämme tietoja mahdollisilta asiakkailta ovat asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen asiakkaan itse antamat muut toimeksiannon kannalta tärkeät tiedot. Mahdollisten yritysasiakkaiden tapauksessa keräämiämme tietoja ovat yrityksen yhteyshenkilön em. tiedot.

Henkilötietosi saamme ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voimme kuitenkin kerätä lisäksi viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä säädösten sallimissa rajoissa.

2. Miten ja millä perusteella käytämme keräämiämme tietoja

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään oikeudellisten palveluiden tarjoamiseen, toimeksiannon hoitamiseen ja laskutukseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään asiakasviestintään ja kaikkeen siihen, johon toimeksianto on annettu. 

Henkilötietojen käsittely perustuu toimiston ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen tai toimiston oikeutettuun etuun, joka perustuu osapuolten väliseen asialliseen yhteyteen (asiakassuhteen hoitaminen). Lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja lakimääräisten velvoitteidemme täyttämiseksi.

Voimme käyttää tietoja petoksilta ja muilta rikoksilta, vaatimuksilta ja vastuilta suojautumiseksi, ja niiden tunnistamiseksi ja ennaltaehkäisemiseksi sekä sovellettavan lain noudattamiseksi.

3. Miten käsittelemme ja miten tietoja voidaan jakaa

Rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti toimiston henkilökunnan toimesta.

Emme luovuta tietojasi ilman rekisteröidyn omaa suostumusta ulkopuolisille muutoin kuin laissa säädetyissä tapauksissa, kuten viranomaisille. Kirjanpito- ja tilintarkastustoimisto saavat nähdäkseen asianajotoimistossamme syntyneen kirjanpitoaineiston. Sama koskee eräitä tietoturvallisuuden kannalta välttämättömiä toimia.

Henkilön tunnistetietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen siten, kuin lainsäädännössä edellytetään.

Meillä on oikeus käyttää tai luovuttaa tietoja, mikäli se on tarpeen lain, säädöksen tai laillisen pyynnön johdosta, teknologian suojaamiseksi, oikeusvaateilta puolustautumiseksi tai niiden esittämiseksi, organisaatiomme, työntekijöidemme tai yleisön oikeuksien, etujen tai turvallisuuden suojaamiseksi tai petoksen, muun rikoksen tai sääntöjemme rikkomisen tutkimisen yhteydessä.

Emme siirrä tai luovuta tietoja EU-alueen ulkopuolelle.

4. Alaikäisten lasten tiedot

Yrityksemme saattaa myös myös alaikäisten henkilötietoja. Alaikäisten henkilötietojen käsittely toteutetaan yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti erityistä varovaisuutta noudattaen ja käsittelyyn pyydetään suostumus lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lähtökohtaisesti edellytämme tällöin suostumusta laillisilta huoltajilta. 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Pääsääntöisesti henkilötiedot ovat sinulta itseltäsi toimeksiannon perustamiseksi ja hoitamiseksi vastaanotettuja tietoja.

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja rekisteriimme on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää sähköpostitse yrityksen sähköpostiosoitteeseen (toimisto(at)kivimakico.com). Pyyntö arvioidaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja voimme tarvittaessa pyytää rekisteröidyltä lisäselvitystä. Vastaamme tietopyyntöön viimeistään tietosuoja-asetuksessa määrätyssä ajassa.

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tietojesi korjaamista. 

Sinulla on myös oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Halutessasi voit rajoittaa henkilötietojen käsittelyn ainoastaan tietojen säilyttämiseen.


Edellä mainittujen lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle yritykselle. Oikeus saada tiedot poistetuksi on rajoitettua, eikä kyseistä oikeutta sovelleta esimerkiksi silloin, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseiset tiedot tai jos henkilötietojen käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pyydämme kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen voi tietyissä tilanteissa olla palvelun käyttöönoton tai käyttämisen edellytys ja joltain osin myös lakisääteinen velvoite. Varaamme oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää pääsyn palveluihin, mikäli et anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaadit niiden poistamista.

Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä on ilmoitettu.

keräämiämme henkilötietoja ei käytetä miltään osin markkinoinnillisiin tarkoituksiin, vaan ainoastaan toimeksiantojen asianmukaisen täyttämisen mahdollistamiseksi. Tästä voidaan poiketa pyynnöstä tai rekisteröidyn erillisellä suostumuksella. 

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.

6. Tietoturva

Olemme sitoutuneet huolehtimaan asianmukaisista toimenpiteistä pitääksemme henkilötietosi turvassa. 

Toimistomme tietojärjestelmiin ei ole pääsyä ulkopuolisilla, ja tiedot säilytetään aina palomuurilaitteistojen ja -ohjelmistojen, salasanojen sekä järjestelmävarmistusten takana. Tietojen säilyttäminen on järjestetty lisäksi tietoturvallisella tavalla varmuuskopioinnilla. käytämme vain tietoturvallisia laitteita ja ohjelmistoja.

Manuaalista aineistoa liittyen asiakkaiden henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain toimiston työntekijöillä, joilla kaikilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla palveluntarjoajalla. Asiattomien pääsy edellä mainittuihin tiloihin on estetty.

Tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessimme on suunniteltu suojaamaan henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta, laittomalta tai luvattomalta häviämiseltä, tietoihin pääsyltä, luovuttamiselta, käytöltä, muuttamiselta tai tuhoamiselta. Vaikka huolehdimme järjestelmiemme suojaamisesta, emme kuitenkaan voi taata, että internetsivu, tietokonejärjestelmä tai tietojen siirto internetin tai muun julkisen verkon välityksellä on täysin turvallinen.

7. Tietojen tarkistaminen

Suoritamme kaikki mahdolliset ja kohtuulliset toimenpiteet seurataksemme tietojen ajantasaisuutta ja tietojen muuttuessa tarkistamme rekisteritiedot. Täten varmistamme, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tulee poistetuksi tai oikaistuksi.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Tietojen säilytysaikojen suhteen noudatamme lainsäädännössä säädettyjä aikoja.

Säilytämme henkilötiedot niin kauan kuin se on toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämätöntä. Toimeksiannon päätyttyä tietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan, minkä jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.

Tätä tietosuojaselostetta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti vastaamaan kulloistakin lainsäädäntöä sekä tietojen käsittelyn tarvetta. Tietosuojaselosteemme viimeisin versio on saatavilla toimistoltamme tai sähköisesti internetsivuiltamme.

Rikolakimies Espoo, Rikoslakimies Helsinki, Rikosjuristi Helsinki, Työoikeus, Työjuristi, Työlakimies, Työsuhdelakimies